Belge ve Arşiv Yönetimi

Son yıllarda belge üretiminde ve kayıtlı belge sayısında büyük artışlar olmuştur. Belge üretim miktarında meydana gelen artış, verilen hizmetin maliyetini artırmakta, belge erişimine yönelik işlemlerde karışıklıklara ve belgelerin niteliksiz olarak üretilmesine neden olmakta ve dolayısıyla arşivsel gereksinimlere yeterli ölçüde cevap verilememektedir.

Bu nedenle belgelerin kurumsal ve arşivsel süreçte geçireceği bütün evreleri bir sistem altında toplayan belge yönetimine gereksinim duyulmaktadır.

Kurumsal amaçlara yönelik üretilen ve kullanılan belgelerin, tasarımından imhasına kadar her aşamada etkin yönetimini sağlama, belge yönetiminin çalışma kapsamını ortaya koymaktadır. Belge yönetimi kurumsal iletişimin etkinleşmesi, yönetimin doğru kararlar verebilmesi, geriye dönük uygulamaların ortaya konulabilmesi ve kurumsal denetim sağlanabilmesi için belgelerin doğru zamanda, istenildiği kadar üretilmesi, düzenlenmesi, dağıtılması, saklanması, ayıklanması ve güncelliğini kaybetmesiyle birlikte arşivlere göndermesi ya da kullanım değerini tamamen yitirmesiyle birlikte imhasını amaçlamaktadır.

Bu çalışmada belge yönetim süreci ile ilgili kavramlar ve süreçte yapılması gereken işlemler bir bütün halinde bir kaynakta toplanmaya çalışılmıştır.